BIM을 활용한 개인별 사무공간 비용 산출과 관리 방안 : 스마트 워크 오피스를 중심으로

1.1. 연구의 배경 및 목적

현대의 오피스는 공유 오피스 등의 확산으로 개인화 되며 규모가 작어지는 추세이다. 또한 새로운 기술의 도입, 비즈니스의 변화, 경영적 관점에서의 요구, 업무 본질의 세분화 등으로 인해 오피스 디장인에 다양한 변화가 나타나고 있는 시기이기도 하다.

현대의 오피스 업무는 이전의 업무와 달리 스마트한 기기의 발전 덕분에 대공간의 면적을 필요로 하지 않게 되었다. 스마트기기 및 클라우드 컴퓨팅과 같은 발달된 IT 인프라를 활용하여 유연한 근무환경을 만들 수 있는 스마트워크(smart work)에 대한 관심이 증가하고 있다[1] 기존 IT 인프라와 모바일 시스템 그리고 웹 기반의 소셜 미디어 등 다양한 정보시스템을 활용해 근로자가 시간과 장소에 구애받지 않으며 창의적이고 효과적으로 업무를 수행하도록 하는 것이 스마트워크이다[2].

스마트워크의 도입으로 사무실 공간비용과 운영비용을 절감할 수 있으며, 필요한 인력, 지식, 시스템을 네트워크로 연결하여 다양한 정보자원을 공유하여 새로운 가치를 창출할 수 있을 것으로 기대되었다[3].

IT기업을 중심으로 시작된 스마트워크는 더 이상 일부 기업에한정되지 않고 코로나19시대에 있어 매우 중요한 업무 개념으로 재택근무, 스마트워크센터 근무, 모바일워크 등 회사 관련 공간 뿐만 아니라 개인화된 작은 공간 내에서 구현 가능한 업무 시스템이다. 이로 인해 자율적이고 창의적인 업무환경이 조성되어 앞으로 수요가 증대될 것으로 예상된다.

과거의 업무공간이 계급과 조직을 중심으로 업무처리의 방식을 중요시 하는 획일적인 방식이었다면 스마트워크 공간은 일하는 방식과 조직문화, 첨단기술과 자율성이 최대한 확보된 업무공간으로 물리적인 요소들도 매우 다양하게 나타날 수 있다.

이러한 스마트 워크와 관련하여 기업의 업무 효율성과 생산성을 높이기 위해서 가장 중요한 요소 중 하나가 직원에 대한 관리 부분이라고 할 수 있다. 기업은 직원에 대한 인건비 지출 산정에 많은 비용과 시간을 들여 분석과 평가를 하고 비용지출을 결정하게 된다. 그러나 인건비와 마찬가지로 기업의 비용지출에 큰 부분을 차지하고 있는 공간비용에 대해서는 기업 전체 비용으로 전 직원의 인당 면적으로 산출하며 그에 대한 구체적인 판단을 할 수 있는 근거조차 가지고 있지 못한 실정이다. 또한 각 공간에 필요한 사무가구 및 비품 관리에 대한 체계적인 고려도 이루어지지 않는 경우가 대다수이다.

스마트워크에 있어 직원과 직원이 사용하는 다양한 사무가구 및 비품에 대한 구체적인 자료가 없으면 사무공간을 구성할 때 물리적인 요소의 고려 없이 공간 계획 및 배치를 하게 된다.

이에 본 연구는 BIM을 활용하여 사무공간과 그 공간 내의 물품에 대한 비용을 산출하고, 기업의 공간비용에 대한 인식을 제고하여 효율적인 공간관리를 하도록 하는 데에 목적이 있다.

1.2. 연구의 대상 및 방법

본 연구에서는 하나의 사무실을 BIM모델링하여 각각 서울과 부산에 위치하였을 때 발생하는 직원한 명의 공간 비용에 대해서 분석하고자 한다.

본 연구의 대상은 스마트워크 오피스를 기준으로 하고 업무시설의 업종은 건축설계사무소로 설정하여 진행하였다. 가상의 공간을 설정하여 BIM모델링을 통해 서울과 부산에 위치한 한명의 직원의 공간을 비교하는 것으로 직원 한 명이 필요로 하는 가구, 설계를 위한 컴퓨터 기기, 사무용품을 지정하여 공간의 면적을 분석하였으며 서울과 부산의 지역별 임대료를 기준으로 사무공간의 비용을 산출하였다.

연구의 내용에서 사례 선정 기준 및 절차는 다음과 같다.

첫째, 스마트워크 오피스 사무공간의 구성을 조사하여 설계사무소 기준으로 공유공간과 업무전용공간을 나누어 분류하였다. (분류 기준은 한국건설기술연구원의 ‘업무시설 적정 공간면적 설계기준 개발 연구’ 자료를 참조하였다. )

둘째, 전국의 오피스 지역별 임대료를 국토교통부와 한국부동산원에서 발간한 2021년 3분기 상업용부동산 임대동향조사를 통해 임대료를 산출하였다.

셋째, 첫째와 둘째에서 산출한 자료를 바탕으로 개인별 사무공간의 면적과 사무공간 임대료를 산정하였다.

넷째, 설계사무소에서 소비되는 개별 사무용품인 컴퓨터기기, 사무 가구, 사무 물품 등을 요소를 적용하여 서울과 부산 지역의 비용을 산출하였다.

마지막으로 본 연구의 목적인 BIM을 활용한 개인별 사무공간 설치 비용 산출과 관리 방안을 제시하였다.

2.1. 선행연구 고찰

최근 스마트워크와 관련한 연구가 많이 이루어지고 있는데, 선행 연구를 살펴보면 포스트 코로나 시대의 스마트워크에 관한 연구로 ‘스마트워크’라는 용어가 유사한 하위 개념들과 혼용되어 사용되고 있었다. 또한 ‘스마트’라는 검색어가 스마트폰과 같은 공학적/기술적 측면에 초점을 맞 춘 연구가 함께 검색되었다. 따라서 본 연구의 목적에 맞게 주제어를 명확히 하고 검색 범위를 좁혀 국내논문 검색에서는 스마트워크를 제외 하고 재택근무, 유연근무, 원격근무만을 검색어로 사용하였다. 또한 재택근무와 관련한 연구들이 2004년 이후에 본격적으로 등장하기 시작하였기 때문에, 검색기간은 2004년 1월부터 2021년 6월까지로 설정하였다. 검색 결과, 재택근무 47편, 원격근무 32편, 유연근무 58편을 얻을 수 있었다. 원문 정보를 찾을 수 없거나 중복된 논문을 제외하고 최종적으로 국내논문은 114편이었다.[4]

그 중 본 연구의 분야인 건축과 공간에 관련된 연구를 다시 추출하여 조사하였는데 다음 Table 1.에 정리하였다.

Table 1.

Analysis of Previous research

건축 및 공간을 주제로 한 스마트워크 논문은 10개로 분류할 수 있으며, 논문의 대다수가 한국실내디자인학회 학술 논문 발표대회 논문집에 게재 되었다. 연구 시기는 2012년부터 2017년 까지이고 그 중 2016년에 가장 많은 연구가 진행되었다. 주제는 스마트워크 관련 스마트센터와 그에 관련된 공간에 대한 연계성에 관한 연구가 주로 이루어졌다.

본 연구가 선행 연구와 차별화되는 부분은 첫째 연구대상이 스마트워크 센터가 아닌 일반적인 업무공간인 점, 둘째, 대상 공간에 대한 분석이 아닌 개인적인 공간에 있어서의 분석을 중심으로 하는 점, 셋째 사무공간의 공간에 대한 일반적인 분석이 아닌 사무공간의 비용을 산출하는 것이다. 또한 이를 기본으로 하여 BIM을 적용한 새로운 방식의 연구로 진행하는 점에 차별성이 있다.

2.2. 사무공간 구성 분석

본 연구에서 다루는 사무공간은 BIM을 적용하기 위해 기존의 오피스 건물이 아닌 가상의 공간으로 설정하기로 한다. 가상공간의 설정은 다양한 사무 공간에 대해 유연한 적용이 가능한 방법으로 지역, 규모, 업종 등에 구애받지 않고 자유롭게 적용 가능하기 때문이다. 따라서 가상 사무공간을 설정하여 사무공간에 요구되는 공간의 구성을 적용하기로 한다.

먼저 사무공간의 면적을 선정하기 위해 한국건설기술연구원의 ‘업무시설 적정 공간면적 설계기준 개발 연구’ (2013.12)를 참조하여 전용면적 100㎡ 규모의 공간에 20명 정도의 인원으로 구성되는 설계 사무실을 계획하였다.

이와 같은 선정 기준은 업무시설 적정 공간면적 설계기준 개발 연구에서 참고하여 건축설계사무소의 특성에 따른 사용 방식에 따라 설계팀 직원의 경우 전용면적은 3.7㎡, 공유면적을 포함한 실사용 면적은 10.71㎡이었다. 마케팅 직원의 경우, 전용면적은 (수치) ㎡, 실사용면적은 10.11㎡이며, 임원은 전용면적 8㎡에 실사용면적 12.7㎡, 대표는 전용면적 14㎡에 실사용면적 18.6㎡으로 구획지었다. Table 2.와 같이 임원급을 대표와 임원 등으로 나누어 적정 면적을 산정하였다.

Table 2.

Net Working Space and Shared Space Ratio(m2)

사무공간을 나누기 위해 스마트 워크에 맞추어 분석한 선행연구에 따라 다음과 같은 공간 구분이 조사되었다. 크게 3가지로 나눌 수 있는데, 업무공간, 회의공간, 공용공간으로 분류 되는 연구와 업무공간, 회의공간, 휴게공간, 지원공간으로 분류 하는 연구, 사무 공간, 업무지원공간, 공용공간 등으로 분류하였다.

그러나 본 연구에서는 순수한 사무공간에 대한 비용 산출을 위한 연구로서 공용공간 및 사무공간은 크게 업무전용공간과 공유공간으로 나뉘고, 공유공간은 전체공유공간인 공유통로, 팀별공유공간, 그리고 업무지원공간으로 구성하었다. 다시 업무전용공간은 대표실, 임원실, 설계팀, 마케팅으로 나누고, 직급에 따라 공간별 면적을 다르게 계획하였고, 업무지원공간은 회의실, 탕비실, 자료실, 탕비실로 설정하였다. 이를 Table 3.에 제시하였다.

Table 3.

Organization of office space

그리고 전체 20명의 인원을 3인 1팀을 기준으로 한 총 4개 팀의 설계팀(12명)과, 1명의 팀장과 4명의 직원을 갖춘 마케팅팀(5명), 그리고 2명의 임원과 1명의 대표로 설정하였다. 개별적 공간은 직급과 역할에 따라 개인전용공간 면적과 사무가구를 포함한 비품에 차등을 두어 계획하였고, 그에 따라 개인별 임직원 공간의 면적과 공유공간의 면적을 다음의 Fig. 1.과 같이 구성하였다.

Fig. 1.

Area Plan for mid-sized architectural office with 20 employees

화장실과 계단실, 그리고 엘리베이터 홀은 임대시설에 따른 변수가 많은 공용면적으로 사무공간 면적에 포함하지 않고, 사무실 임대공간에 대한 전용면적만 고려하여 계산하였다. 위와 같은 면적 구성으로 세부공간을 구성하였는데, 각 공간과 업무 특성에 맞게 책상, 의자 등의 기본 가구와 컴퓨터, 모니터, 랩탑, 프린터 등의 전산제품과 펜꽂이, 펜슬케이스, 타블렛 등의 비품, 그리고 책장, 선반 등의 공용가구 등을 배치하였다. 그리고 업무지원시설인 회의실, 휴게실, 자료실, 출력실에는 각각 기능에 맞는 공용사무용품을 Fig. 2.와 같이 배치하였다.

Fig. 2.

Floor Plan for the Sample office

Revit 의 Room Parameter를 통해 각 개별 공간의 면적을 산출하였고, 사무가구, 용품, 비품 등은 각 Family에 Parameter를 추가하여 각 공간 영역에 따라 분류, 산정될 수 있도록 설정하였다. 이에 따라 직원의 경우, 개인업무공간 = 직원공간 전용면적 + (팀별 공유공간 ÷ 설계팀인원) + (업무지원공간 ÷ 전체인원) + (공유통로 ÷ 전체인원) 의 합을 통해 인당 면적을 산출할 수 있다. 임원의 경우, 개인업무공간 = 임원공간전용면적 + (업무지원공간 ÷ 전체인원) + (공유통로 ÷ 전체인원)의 합을 통해 산출할 수 있다.

2.3. 오피스 지역별 임대료 분석

본 연구에서는 같은 위치, 같은 규모의 사무공간의 경우, 지역에 따른 사무공간의 비용 산출을 위해 임대료 비교 기준이 필요하여 국토교통부와 한국부동산원에서 발간한 2021년 3분기 상업용부동산 임대동향조사를 참고하였다. 자료에 따라 우리나라의 각 대표도시의 임대료를 비교하면 Fig. 3.과 같다.

Fig. 3.

Regional Average Monthly Office Rental Fee

비용을 분석한 결과 상가 유형별 임대료는 집합 상가의 임대료(27.0천원/㎡)가 가장 높았으며, 중대형 상가(25.4천원/㎡), 소규모 상가(19.0천원/㎡) 순으로 나타났다. 한편 오피스는 17.1천원/㎡ 수준으로 가장 낮았다.

지역에 따른 임대료는 서울은 중대형 상가의 임대료 수준이 가장 높은 반면, 그 외 수도권 및 지방광역시는 집합 상가의 임대료 수준이 높게 조사되었다.

Fig. 3.에서 제시한 바와 같이 본연구의 비교 대상인 오피스의 경우, 서울은 22.4천원/㎡ 이고 부산은 7.2천원/㎡ 으로 대략 3배정도 차이가 나고 있다.

3.1. 조사대상지 선정

대상지는 가상의 공간으로 앞서 제안한 전용면적 100㎡ 규모의 공간에 20명 정도의 인원이 오피스를 기준으로 산정하는 것으로 보고 있으며 서울의 오피스의 경우 평균 임대료 22.4천원/㎡, 공실률 7.9%, 투자수익률 1.90%, 임대가격지수는 –0.10%로 나타났으며, 가장 높은 임대료는 서울의 도심지역¹⁾으로 28.0천원/㎡으로 나타났고 가장 낮은 지역은 기타 지역으로 13.4천원/㎡²⁾으로 약 두 배 정도의 임대료 차이가 있는 것으로 조사되었다. 부산의 오피스의 경우는 평균 임대료 7.2천원/㎡, 공실률 15.2%, 투자수익률 1.80%, 임대가격지수 –0.23%로 나타났으며, 가장 높은 임대료는 연산로터리 주변으로 8.6천원/㎡으로 나타났고 가장 낮은 지역은 (범일동) 현대백화점 주변으로 6.1천원/㎡로 임대료 차이가 많이 나지 않았지만 이는 조사 지역이 상권이 있는 중심지역을 조사한 결과로 상권 중심지가 아닌 곳은 2배 이상의 차이가 나타날 것으로 예상할 수 있다.

Table 4.

Comparison of Two Area

이에 본 연구에서의 대상지는 두 지역의 평균적인 임대료로 산정하는 것이 아닌 오피스 임대료가 가장 높은 서울의 도심지역과 부산의 연산 로터리에 오피스 사무공간을 둔 것으로 하여 연구를 진행하고자 한다.

3.2. 개인 사무공간 면적과 임대료 산정

3.1.에서 조사한 사무공간의 면적과 오피스 임대료를 바탕으로 개인 사무공간 면적과 임대료 산정을 위해 다음과 같은 연구 방법을 제시한다.

개인별 사무공간 비용을 산출하기 위해 BIM(Revit)에서 앞서 설정한 값에 따라 각 공간의 면적을 Schedule을 통해 도출하였다. 이 데이터 값을 엑셀로 보내서 앞서 설정한 계산식에 적용하면 각 직원별 개인전용공간 면적과 직원별 사무공간 면적을 산출해 낼 수 있다. 표 5와 같이 임원관련 공간, 설계팀관련 공간, 마케팅 관련 공간으로 개인사무공간, 팀 공유공간, 사무 지원공간으로 나누고 마지막으로 전체 공유 공간으로 각 오피스 공간에서의 필요한 면적을 구하였다.

Table 5.

Comparison of Two Area

개인사무공간 면적을 선정하여 분석한 결과, 설계팀 직원의 경우 전용면적은 디자인 업무의 특성상 일반적인 사무직보다 다소 넓은 3.7m²이고 공유면적을 포함한 실사용 면적은 10.71㎡이 된다. 마케팅 직원의 경우, 전용면적은 2.64㎡이고 팀공유 면적을 설정하여 실사용면적은 10.11㎡ 이 된다.

위의 계산식을 통해 직급과 보직에 따른 개인별 사무공간의 비용과 부산과 서울의 지역에 따른 비용을 비교해볼 수 있다. 설계팀 직원 한명의 사무공간비용은 조사대상지인 부산 연산동의 경우 월 9만 2천원, 서울 도심의 경우 월 30만원으로 산정된다. 전체 오피스 면적(228m)으로 보면 부산 연산동은 월 196만원, 서울 도심은 638만원으로 3배 이상의 차이를 보인다.

3.3. 개인 사무용품과 유지비용 산정

각각의 개별 사무공간에 필요한 비용은 임대료 이외에도 공간이 가지고 있는 기능을 수행하기 위한 사무용품 구매비용이 필요하다. BIM(Revit)은 실질적인 3D 모델링을 통한 각종 물품들을 배치하여 시각적인 인지를 가능케 하고 Parameter를 통한 정보 입력을 통해 필요한 자료를 추출해낼 수 있게 한다. 예를 들어 설계팀 직원 한 명의 개인별 사무공간을 보면 작업을 위해 책상과 의자 등의 사무가구가 필요하며, 개별 컴퓨터와 모니터 등의 전산용품, 펜꽂이와 펜슬케이스, 타블렛 등의 비품이 필요하다. 설계팀의 프린터와 플로터, 회의실과 자료실과 같은 공용공간의 사무용품은 공용으로 사용되지만 업무에 필수적인 것들이다.

BIM(Revit)의 각각의 사무용품 Family에 제품명, 구입 시기, 수량, 구입가격 Parameter를 추가하여 다음과 같은 Schedule을 도출해 내었다. 이러한 개인 사무공간의 구성 정보를 통해 각 공간별로 사무용품이 어떻게 사용되고 있는지를 직관적으로 파악할 수 있어서, 사무공간의 효율적이고 지속적인 관리를 가능하게 한다.

예를 들어 표7의 설계팀 직원 08 공간의 경우, 12가지의 사무용품에 대해 개별 사무용품의 가격 정보를 통해 1인당 588만원의 초기비용이 발생한 것을 알 수 있고, 구입 시기를 통해 사무용품의 노후화 정도와 교체시기를 판단할 수 있으며, 사무용품의 감가상각비용을 통해 매달 그 공간을 사용하고 있는 직원의 공간 비용으로 산정할 수 있다. 설계팀의 경우, 효율적인 디자인 업무를 위해 전용면적 3.7m²의 사무공간에 2개의 모니터와 고성능의 PC, 그리고 타블렛이 지급 되었다.

Table 6.

Work Space Rental Fee by Region

Table 7.

Example: Architect Team 08 Inventory

표8에서 제시한 마케팅 팀 직원 02 공간의 경우, 9가지의 사무용품이 할당되어 1인당 244만원의 초기비용이 발생하였고, 설계팀 직원과 비교하였을 때 초기비용이 절반 이하라는 것을 알 수 있다. 이는 마케팅 팀 업무에는 설계팀에서 요구하는 고성능 PC와 듀얼 모니터, 타블렛 등을 갖추지 않아도 되기 때문에 설계팀의 절반 이하의 비용으로 사무공간을 구성할 수 있었다.

Table 8.

Example: Marketing Team 02 Inventory

이와 같이 설계팀과 마케팅팀의 업무특성에 따른 사무용품을 분석하여 사무공간 내의 비용을 산출할 수 있고, 노후화에 따라 물품을 교체하거나 새로이 업무에 필요한 사무용품을 추가하거나 제외함으로써 개인별 사무용품에 대한 유지와 관리를 효율적으로 운영할 수 있다.

또한 일괄적으로 설계팀과 마케팅팀을 운영하는 것이 아니라 업무특성에 따른 분류를 통해 각각의 개인 사무 공간에 개인적 특성에 따라 다른 사무용품을 추가할 수 있기에 개인별 성향과 특성에 맞춰 유동적인 사무공간을 구성할 수 있고 그에 따른 초기비용을 쉽게 산출할 수 있다.

개인별 월간 임대료 산정과 같이 초기 사무용품에 대해 내용 연수 5년에 잔존가 5%로의 감가상각 정액법을 적용하면, 매월 사무용품 구매에 따른 직원별 비용을 산출할 수 있다. 앞서 예를 든 설계팀 직원 08의 경우 사무용품에 대한 감가상각 비용이 매월 9만 3천원 지출되고 있고, 마케팅 팀 직원 02의 경우에는 매월 3만 9천원 정도 지출되고 있다.

3.4 BIM을 활용한 개인별 사무공간 산출과 관리 방안

3.3.에서 계산한 사무공간 임대료와 사무용품 유지비용 산정을 통해 업무의 특성과 직급에 따른 개인별 사무공간 비용을 표9와 같이 산출할 수 있다.

Table 9.

Office Personal Space Expense Comparison of Two Area

Fig. 4.

3D BIM Revit model for mid-sized architectural office with 20 employees

표7에서 제시한 설계팀 직원 08이 부산 연산동에서 일할 경우, 월별 개인 사무공간 임대료 9만 2천원, 사무용품비용 9만 3천원이 지출되어 개인사무공간비용이 매월 18만 5천원이 지출된다. 서울에서 일할 경우에는 월별 개인 사무공간 임대료가 30만원이고 사무용품 비용은 9만 3천원으로 매월 39만 3천원 정도가 지출된다.

이러한 방법을 통해 지역별 직원의 사무공간 비용을 산출할 수 있고, 직원의 생산성에 따른 인건비 뿐만 아니라 개인 사무공간 비용에 대한 구체적인 고려를 할 수 있다.

오피스 근무 직원 외에 재택근무 직원에 대하여 실제로 회사에서 줄일 수 있는 비용을 산정할 수 있으며, 직원의 증감에 따른 사무실 배치 변화에 따른 사무공간 비용을 산정할 수 있어서 효율적인 사무공간 관리를 하기 위한 근거가 될 수 있다.